6 ขั้นตอนเตรียมพร้อมก่อนวิกฤต เรียนรู้จาก 4 กรณีศึกษาดัง 0 556

ในช่วงปลายปีนี้ มีเหตุการณ์วิกฤตเด่นๆ เกิดขึ้นหลายกรณี ไม่ว่าจะเป็น

แฉห้างดังกลางกรุง ค่าก๊าซไข่เน่าเกินมาตรฐาน อย่างน่ากลัว
มนุษย์ลุงโดนเชิญลงจากเครื่องบิน…
นักร้องดังเสียงหลงโดนวิจารณ์หนักก่อนเปิดคอนเสิร์ตในไทย
ล่าสุด ชิ้นส่วนของศูนย์การค้าดัง ตกใส่นักช้อปปิ้งเสียชีวิต

นักสื่อสารและนักพีอาร์ ได้เรียนรู้จากหลายเรื่องราวที่ผ่านมา ทั้งจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง หรือ สิ่งที่เกิดขึ้นจากผู้อื่น และเชื่อว่า พวกเราคงจะไม่อยากให้เกิดขึ้นกับตนเองหรือองค์กร แต่ไม่ว่า ช้าหรือเร็ว จะโชคดีหรือโชคร้าย ผู้บริโภคสุดเหวี่ยงหรือผู้จัดการที่ละเลย อาจจะทำให้เกิดวิกฤตขึ้นได้

หนทางที่ดีที่สุดคือ การเตรียมพร้อมหรือวางแผนไว้ล่วงหน้า และเพื่อให้เหมาะสมกับยุคพีอาร์ ขอแนะนำ 6 ขั้นตอนเตรียมพร้อมก่อนเกิดวิกฤตดังนี้

  1. กำหนดทีม วางโครงสร้างหลักเตรียมรับมือวิกฤตไว้ โดยให้ครอบคลุมบุคคลต่างๆ เหล่านี้ ได้แก่ กรรมการผู้จัดการ ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายการเงิน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในแต่ละด้าน และที่ขาดไม่ได้คือ ประชาสัมพันธ์
  2. เลือกโฆษกองค์กร สามารถให้ กรรมการผู้จัดการหรือประธานบริษัทก็ได้ แต่หลายๆ ครั้ง คนที่เหมาะสม อาจจะเป็นผู้บริหารที่อยู่ใกล้ชิดกับสถานการณ์นั้นมากที่สุด เพราะนอกจากจะมีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังเป็นผู้ที่มีความรู้ในเรื่องน้ันๆ มากที่สุด
  3. สร้างข้อความหลัก หรือ Key Message จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อม เพื่อจะสื่อสารไปยังกลุ่มเป้าหมายให้พร้อมสามารถนำมาใช้งาน
  4. ฝึกฝนใช้ข้อความหลัก หรือ Key Message จัดอบรมโฆษกองค์กร โดยสร้างสถานการณ์จำลองการแถลงข่าวขึ้น เพื่อจะให้ฝึกการนำข้อความหลักมาใช้ และหากเป็นไปได้ลองจำลองให้มีนักข่าวมาสัมภาษณ์โฆษกองค์กร และถามคำถามชี้นำ เพื่อให้โฆษกองค์กรตกหลุมพราง นำไปสู่การตอบคำถามที่เลวร้าย เพื่อจะให้เกิดการเรียนรู้ว่า จะนำประเด็นร้ายๆ กลับมาให้ดีได้อย่างไร ก็จะเป็นการฝึกฝนและเรียนรู้ให้เกิดการแก้ไข และปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น หรือ ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือจัดอบรมด้าน Media Training ที่มีประสบการณ์ก็จะช่วยองค์กรได้มากขึ้น
  5. วิเคราะห์ ประเมิน ปรับปรุง หลังจากได้ฝึกฝนแล้ว อย่าลืมประเมินผลในแง่
    5.1 ข้อความหลักด้วยว่า ดีหรือไม่ และควรใช้อย่างไร
    5.2 โฆษกองค์กร สามารถนำข้อความหลักมาสื่อสารได้ดีหรือไม่ ท่าทางการแสดงออกเป็นอย่างไร น้ำเสียง สีหน้าสอดคล้องกับสถานการณ์หรือไม่ สายตาจริงใจหรือไม่
    5.3 การตอบคำถามในหลากหลายรูปแบบ ตกหลุมพรางของนักข่าวหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ควรเตรียมแก้ไขอย่างไร
  6. ข้อมูลพร้อม เตรียมไว้ส่งนักข่าวและออกสื่อต่างๆ จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อมและให้เหมาะสมทั้งในแง่สื่อออนไลน์ สื่อออฟไลน์ และวางแผนการใช้สื่อให้เหมาะสมหากเกิดวิกฤตในแต่ละแบบ
    แล้ววันนี้องค์กรของคุณได้เตรียมรับมือไว้บ้างหรือยัง
Previous ArticleNext Article

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

6 สิ่งที่ควรและไม่ควรประชาสัมพันธ์ในช่วงเทศกาล 0 1805

ในหนึ่งปีมีหลายเทศกาลเหลือเกินแต่จะมีเทศกาลใหญ่ๆ ที่เป็นวันหยุดยาวเพียงไม่กี่ช่วง นั่นละ ต้องระวังมาก สำหรับนักสื่อสาร ประชาสัมพันธ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เทศกาลปีใหม่ที่กำลังจะมาถึง

ในฐานะนักประชาสัมพันธ์มือโปร หรือ นักสื่อสารมือฉมัง สิ้นปีนี้ เราควรจะทำอะไรดี ถีงจะมีประโยชน์ต่อองค์กรมากที่สุด

ลองมาพิจารณา 6 ข้อแนวทางที่ควรทำและไม่ควรทำในช่วงเทศกาลต่างๆ กัน โดยเฉพาะเทศกาลปีใหม่ที่จะถึง

1. เล่นกับ Theme เทศกาลนั้น บางธุรกิจ บางองค์กร อาจจะเล่นได้ดูเข้าท่ามากกว่า แต่ก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายที่เราจะโหนกระแสเทศกาลนั้นๆ ไปด้วย แต่ลองพิจารณาให้ดีว่า จะเอาเนื้อหาองค์กรสอดแทรกไปได้อย่างไร

2. งบการตลาดเหลือ โยนมาให้ที่ประชาสัมพันธ์ หากองค์กรมีงบการตลาดเหลือ เจียดงบดังกล่าวมาให้ประชาสัมพันธ์บ้าง เพราะบางทีการตลาดอาจไม่มีอะไรจะเปิดตัวแล้ว ไม่มีสินค้าใหม่ ทำไมไม่ให้ประชาสัมพันธ์สร้างสรรค์เนื้อหาดีๆ ให้ละ อาจจะเป็น บทความเชิงสังคม เรื่องราวความสำเร็จที่เกิดขึ้นกับลูกค้าจากการใช้สินค้าขององค์กร (ให้หน้าเขาหน่อย) หรือ จะเป็นภาพ infographic เก๋ๆ ก็ได้

3. อย่าจัดงานแถลงข่าวหรือให้สัมภาษณ์หรือประกาศสิ่งใดๆ ในช่วงเทศกาลเป็นอันขาด จำไว้เดือนต้องห้ามของการสื่อสารเด่นๆ ประจำปี นั่นคือ เดือนธันวาคม เพราะเต็มไปด้วยวันหยุด วันสำคัญ หากองค์กรไม่ได้มีประเด็นอะไรที่เกี่ยวข้องสอดคล้องกับวันสำคัญหรือเทศกาลดังกล่าว หลบไปจะดีกว่า เพราะนักข่าวเอง ก็เริ่มลาพักกันบ้างแล้ว เหมือนกันกับพวกเรา การประกาศหรือเปิดตัวอะไรในช่วงนี้ หลบหน่อยก็จะดีกว่า เก็บไว้ทำเดือนหน้าบ้างก็ได้

4. หากจำเป็นต้องจัดงานหรือส่งหมายข่าว พยายามไตร่ตรองให้รอบคอบ เรื่องเวลาที่เหมาะสม ช่วงเวลาที่ควรพิจารณาอาจจะเป็นก่อนวันหยุดยาวหรือหลังจากนั้นก็ได้ เช่นเดียวกับการส่งอีเมล์ หลีกเลี่ยงการส่งอีเมล์วันจันทร์ เพราะเชื่อได้เลยว่า หลายร้อยอีเมล์รอนักข่าวเปิดอ่านอยู่หากไม่ต้องการให้ข่าวของเราหรือหมายงานเราอยู่ในคิวอันยาวเหยียด ทำไมไม่ลองส่งวันอังคารหรือวันพุธดูบ้างละ

5. ใช้เวลาวันหยุดให้เกิดประโยชน์ นำงานที่ยังไม่ได้สะสางมาทำสิ เป็นธรรมดาช่วงวันหยุด นักสื่อสารจะมีเวลาตั้งสติ ลองเลือกหยิบงานที่คั่งค้าง ไม่สามารถทำได้ในช่วงที่ผ่านมา เช่น งานเขียน งานวิจัย ลองมานั่งทบทวนแล้วหยิบงานเหล่านี้ ขึ้นมาทำเสียที ก่อนที่จะทับตัวตาย

6. อย่าทำแผนงานสื่อสารแบบลวกๆ สำหรับปีใหม่ ใกล้สิ้นเทศกาลปีใหม่ทีไร งานใหญ่ๆ มักจะรออยู่ โดยเฉพาะเรื่องแผนงาน งบประมาณ จะต้องไตร่ตรอง ตรวจสอบให้ครบถ้วน โดยเฉพาะเรื่อง ค่าใช้จ่ายที่จะมีการปรับตัวขึ้น ทั้งในด้านงานวิจัย การเขียนข่าว การเยี่ยมเยียนนักข่าว การใช้สื่อสังคมออนไลน์ และอื่นๆ

ท้ายที่สุด อย่าลืมพักผ่อนปีใหม่ให้สุดเหวี่ยง สมกับเครียดงานมาทั้งปี

อิทธิพลแห่ง Social Media ต่อการตัดสินใจซื้อหรือใช้บริการช่วงเทศกาลวันหยุด 0 179

CrowdTap Social Media Agency แห่งอังกฤษ ได้จัดทำการสำรวจบทบาทของ Social Media ต่อพฤติกรรมและการตัดสินใจของผู้บริโภคในช่วงเทศกาลวันหยุดที่กำลังจะมาถึง จำนวน 3,000+ ตัวอย่างทั้งเพศชายและหญิง โดยเฉพาะในประเด็นเรื่องของ การสร้างแรงบันดาลใจ การค้นหาโปรโมชั่นพิเศษ การแบ่งปันเรื่องราว และสิ่งที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ

จากผลการสำรวจพบว่า

  • กลุ่มตัวอย่างใช้ Social Media ในการค้นหาของขวัญหรือซื้อสินค้า/บริการ 76%  เพิ่มขึ้น 17% จากปีที่ผ่านมา
  • กลุ่มเพื่อนและครอบครัวมีอิทธิพลในการซื้อสินค้า/บริการบน Social Media มากถึง 68%

  • การใช้ Social Media กลุ่มตัวอย่างใช้ pinterest ในการหาไอเดียใหม่ๆ ต่อด้วยตะลุยอ่าน blog ต่างๆ เพื่อใช้เป็นข้อมูล ก่อนจะหาโปรโมชั่นเด็ดๆ จาก facebook และเมื่อซื้อแล้วก็จะเผยแพร่ผ่าน instagram
  • กลุ่มตัวอย่างบอกว่า facebook มีอิทธิพลต่อการช้อปปิ้งมากสุด 59%
  • ที่สำคัญปีนี้ กลุ่มตัวอย่างช้อปปิ้งผ่านโทรศัพท์เคลื่อนที่เพิ่มเป็น 67% เพิ่มขึ้นจากปีก่อน 24% โดยสิ่งที่กลุ่มตัวอย่างทำบน Social Media ในโทรศัพท์ได้แก่ เปรียบเทียบราคา เก็บภาพสินค้าหรือบริการ  แบ่งปันดีลพิเศษผ่าน Social Media และ text สอบถามเพื่อนก่อนตัดสินใจซื้อ