6 ขั้นตอนเตรียมพร้อมก่อนวิกฤต เรียนรู้จาก 4 กรณีศึกษาดัง 0 721

ในช่วงปลายปีนี้ มีเหตุการณ์วิกฤตเด่นๆ เกิดขึ้นหลายกรณี ไม่ว่าจะเป็น

แฉห้างดังกลางกรุง ค่าก๊าซไข่เน่าเกินมาตรฐาน อย่างน่ากลัว
มนุษย์ลุงโดนเชิญลงจากเครื่องบิน…
นักร้องดังเสียงหลงโดนวิจารณ์หนักก่อนเปิดคอนเสิร์ตในไทย
ล่าสุด ชิ้นส่วนของศูนย์การค้าดัง ตกใส่นักช้อปปิ้งเสียชีวิต

นักสื่อสารและนักพีอาร์ ได้เรียนรู้จากหลายเรื่องราวที่ผ่านมา ทั้งจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง หรือ สิ่งที่เกิดขึ้นจากผู้อื่น และเชื่อว่า พวกเราคงจะไม่อยากให้เกิดขึ้นกับตนเองหรือองค์กร แต่ไม่ว่า ช้าหรือเร็ว จะโชคดีหรือโชคร้าย ผู้บริโภคสุดเหวี่ยงหรือผู้จัดการที่ละเลย อาจจะทำให้เกิดวิกฤตขึ้นได้

หนทางที่ดีที่สุดคือ การเตรียมพร้อมหรือวางแผนไว้ล่วงหน้า และเพื่อให้เหมาะสมกับยุคพีอาร์ ขอแนะนำ 6 ขั้นตอนเตรียมพร้อมก่อนเกิดวิกฤตดังนี้

  1. กำหนดทีม วางโครงสร้างหลักเตรียมรับมือวิกฤตไว้ โดยให้ครอบคลุมบุคคลต่างๆ เหล่านี้ ได้แก่ กรรมการผู้จัดการ ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายการเงิน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในแต่ละด้าน และที่ขาดไม่ได้คือ ประชาสัมพันธ์
  2. เลือกโฆษกองค์กร สามารถให้ กรรมการผู้จัดการหรือประธานบริษัทก็ได้ แต่หลายๆ ครั้ง คนที่เหมาะสม อาจจะเป็นผู้บริหารที่อยู่ใกล้ชิดกับสถานการณ์นั้นมากที่สุด เพราะนอกจากจะมีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังเป็นผู้ที่มีความรู้ในเรื่องน้ันๆ มากที่สุด
  3. สร้างข้อความหลัก หรือ Key Message จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อม เพื่อจะสื่อสารไปยังกลุ่มเป้าหมายให้พร้อมสามารถนำมาใช้งาน
  4. ฝึกฝนใช้ข้อความหลัก หรือ Key Message จัดอบรมโฆษกองค์กร โดยสร้างสถานการณ์จำลองการแถลงข่าวขึ้น เพื่อจะให้ฝึกการนำข้อความหลักมาใช้ และหากเป็นไปได้ลองจำลองให้มีนักข่าวมาสัมภาษณ์โฆษกองค์กร และถามคำถามชี้นำ เพื่อให้โฆษกองค์กรตกหลุมพราง นำไปสู่การตอบคำถามที่เลวร้าย เพื่อจะให้เกิดการเรียนรู้ว่า จะนำประเด็นร้ายๆ กลับมาให้ดีได้อย่างไร ก็จะเป็นการฝึกฝนและเรียนรู้ให้เกิดการแก้ไข และปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น หรือ ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือจัดอบรมด้าน Media Training ที่มีประสบการณ์ก็จะช่วยองค์กรได้มากขึ้น
  5. วิเคราะห์ ประเมิน ปรับปรุง หลังจากได้ฝึกฝนแล้ว อย่าลืมประเมินผลในแง่
    5.1 ข้อความหลักด้วยว่า ดีหรือไม่ และควรใช้อย่างไร
    5.2 โฆษกองค์กร สามารถนำข้อความหลักมาสื่อสารได้ดีหรือไม่ ท่าทางการแสดงออกเป็นอย่างไร น้ำเสียง สีหน้าสอดคล้องกับสถานการณ์หรือไม่ สายตาจริงใจหรือไม่
    5.3 การตอบคำถามในหลากหลายรูปแบบ ตกหลุมพรางของนักข่าวหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ควรเตรียมแก้ไขอย่างไร
  6. ข้อมูลพร้อม เตรียมไว้ส่งนักข่าวและออกสื่อต่างๆ จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อมและให้เหมาะสมทั้งในแง่สื่อออนไลน์ สื่อออฟไลน์ และวางแผนการใช้สื่อให้เหมาะสมหากเกิดวิกฤตในแต่ละแบบ
    แล้ววันนี้องค์กรของคุณได้เตรียมรับมือไว้บ้างหรือยัง
Previous ArticleNext Article

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

เหตุผลที่ทำให้นักพีอาร์หลายๆ คน ขายประเด็นให้นักข่าวไม่ได้ 0 429

หลังจากที่ได้อ่านบทความ 10 เทคนิคการขายประเด็นข่าวให้สื่อมวลชน ไปแล้ว ก็เป็นแนวทางทำให้นักพีอาร์สามารถทำงานได้ดียิ่งขึ้น ในครั้งนี้ จึงขอนำผลการศึกษาจากต่างประเทศมาแบ่งปันให้ได้รับรู้กันถึง เหตุผลที่ทำให้นักพีอาร์หลายๆ คน ขายประเด็นให้นักข่าวไม่ได้

เพราะนักพีอาร์ มีโอกาสในการขายประเด็นข่าวเพื่อสร้างสรรค์เนื้อหาด้วยหลายวิธี ไม่ว่าจะเป็น การสัมภาษณ์ การจัดทำภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหว การให้ได้รับความสนใจจากสื่อมวลชนจึงเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยการวางแผนและกลยุทธ์เพิ่มมากขึ้น เพราะไม่เพียงแต่ต้องใช้ความสามารถ ความรู้ คุณสมบัตินักพีอาร์ เท่านั้น แต่ขึ้นอยู่กับการวางแผนและประสานงานกับสื่อมวลชนด้วย

ในการนี้  NowSourcing ได้รวบรวมแนวคิด ไอเดีย สำหรับการทำงานกับสื่อมวลชนมาให้พวกเรา โดยสรุปดังนี้

  1. แต่ละวัน สื่อมวลชน ได้อีเมล์เป็นร้อย ดังนั้น การเขียนอีเมล์ แบบไม่เจาะจง จะไม่ work เช่น เรียนพี่สื่อมวลชน หากเป็นไปได้ ระบุชื่อไปเลย และก่อนส่งไปให้สื่อมวลชน ดูให้แน่ใจก่อนว่า เรื่องที่ส่งนั้น อยู่ในขอบข่ายความสนใจหรือรับผิดชอบของเขาไหม ทำการบ้านหน่อยว่าเขาดูอะไร สนใจอะไร มีความจริงใจในการติดต่อสื่อสาร อย่าสตอฯ และอย่าไปยุ่งเรื่องส่วนตัวของสื่อมวลชนมากนัก
  2. ทำ อีเมล์ ของตนให้โดดเด่น อย่างที่ได้แนะนำไปแล้ว 10 เทคนิคการขายประเด็นข่าวให้สื่อมวลชน
  3. การขายประเด็น ควรให้มีลักษณะเป็นการสื่อสารสองทาง ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียว รวมทั้งมีเส้นบางๆ ระหว่างการขายแบบทางการ และไม่ทางการ ควรให้เกิดความรู้สึกร่วม และถ่อมตัวในการขายประเด็น อย่าอวดเก่ง อวดรู้เกินงาม
  4. สื่อมวลชน ชอบการขายประเด็นผ่าน อีเมล์ คิดเป็นร้อยละ 89 ผ่านโทรศัพท์ร้อยละ 6 และสื่อสังคมออนไลน์ ร้อยละ 5
  5. อย่าเริ่มต้นด้วยการขายของ เช่น ขอส่งข่าวแจก หรือ มีข้อมูลสำคัญมากบอก หรืออย่าขออภัยพร่ำเพรื่อ และอย่าพิมพ์ผิด พิมพ์ตัวย่อเยอะแยะ
  6. นักพีอาร์ชั้นนำได้ให้คำแนะนำสำคัญไว้5 ประการได้แก่ 1) ขายประเด็นให้ สั้น กระชับ 2) มีตัวตนติดต่อชัดเจน 3) คิดไว้เสมอต้องขายให้ได้ในเวลา 10 วินาที 4) เนื้อหาต้องเด็ดดวง 5) เล่าเรื่องให้น่าสนใจ
  7. สุดท้าย สะกดชื่อสื่อมวลชนให้ถูกต้อง ตอบกลับให้รวดเร็วเมื่อนักข่าวติดต่อกลับ ไตร่ตรองให้ดีเวลาไหนควรส่งประเด็นเพื่อขายข่าว

กลยุทธ์ Social Media สำหรับช่วงเทศกาลวันหยุดยาวปีใหม่ 0 907

ช่วงเทศกาลวันหยุดเป็นสิ่งที่ทุกคนในครอบครัว และฝูงมิตรต่างรอคอย รวมทั้งพวกเราชาวพีอาร์ด้วย แต่ก็เป็นช่วงเวลาที่พวกเราจะพลาดไม่ได้เช่นกันในการสร้างประสบการณ์ร่วมกับกลุ่มเป้าหมาย

ดังนั้น การกำหนดกลยุทธ์ในช่วงนี้ จึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้กลุ่มเป้าหมายและองค์กรเกิดความรู้สึกร่วมกัน และมีทัศนคติที่ดีมากยิ่งขึ้น

วันนี้ เลยขอนำเทคนิคเล็กๆ มาจุดประกายไอเดียกันดังนี้

เลือกสื่อหรือช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสม

หลายคนมักจะหลงไปกับแสงสีแห่งเทศกาล เลยหมกหมุ่นไปกับการใช้สื่อหรือช่องทางที่หลากหลาย มากมาย หวังครอบคลุมทุกกลุ่ม จริงๆ แล้ว อยากให้องค์กรลองพุ่งเป้าไปยังสื่อหลักๆ ที่องค์กรใช้เป็นประจำและเหมาะกับองค์กรจะดีกว่า โดยการตอบคำถามง่ายๆ ให้ได้ว่า 1. ช่องทางสื่อสารไหนที่เราใช้บ่อยที่สุด และ 2. กลุ่มเป้าหมายของเรานั้นอยู่ที่ไหน

อย่ามัวแต่ยัดเยียดข้อมูลข่าวสารไปเสียทุกช่องทาง เพราะนอกจากจะเสียเงิน เสียงบประมาณ เสียเวลาไปใช่เหตุแล้ว อาจจะไม่เข้าถึงเป้าหมายเสียด้วยซ้ำ จำไว้เสมอว่า ช่วงเวลาที่อันน้อยนิดในแต่ละช่วงเทศกาล จะเป็นการดีกว่าที่โหมโรมรันในสื่อที่เหมาะ เจาะให้โดนกลุ่ม จะเป็นการดีที่สุด

ชัดเจนในถ้อยความที่ต้องการสื่อสาร

หลายองค์กรมักจะหลงทางไปกับสื่อสารในช่วงนี้ จดจำไว้เสมอว่า ลองคิดนอกกรอบแต่นอกกรอบนั้นจะต้องสะท้อนบุคลิกภาพ ภาพลักษณ์ และข้อความหลักขององค์กรให้ได้ เพราะไม่เช่นนั้นแล้ว ข้อความที่เกิดขึ้นอาจนำไปสู่การหลงทาง ยากต่อการจดจำ เพราะทุกองค์กรในช่วงนี้ ต่างต้องการสื่อสารเรื่องที่ใกล้เคียงกันไม่ว่าจะเป็น ความสนุก ความสุข ความรื่นเริง ดังนั้น การตอกย้ำจุดหลักใจความสำคัญขององค์กร จะช่วยทำให้เรื่องราวนั้นๆ แตกต่าง โดดเด้งจากองค์กรอื่นๆ ได้

ตามติดสื่อออนไลน์ เพราะกลุ่มเป้าหมายองค์กรก็ออนไลน์ด้วยเช่นกัน

จำไว้เสมอ ช่วงวันหยุดยาวทีไร กลุ่มเป้าหมายต่างออนไลน์มากขึ้นเท่านั้น เพื่อแสวงหาข้อมูล ข่าวสาร ลองอ่านดูบทความเรื่อง คนวัยไหนใช้เวลาอย่างไรในวันหยุด ดังนั้น เป็นหน้าที่ของนักสื่อสารจะต้องสอดส่อง ตรวจสอบดูพฤติกรรม ทำความเข้าใจว่ากลุ่มเป้าหมายใช้สื่อออนไลน์อย่างไรในช่วงดังกล่าว และนำองค์กรเราเข้าไปสู่ใจของกลุ่มเป้าหมายให้ได้อย่างเนียนที่สุด s.

วิธีการที่ดีที่สุดในการศึกษากลุ่มเป้าหมายของคุณ ลองเข้าดูสิว่า เขาเขียนถึงอะไร ตอบคอมเมนต์อย่างไร หรือใช้ชีวิตอย่างไรทุกๆ สองวัน ไม่ต้องนั่งทำทุก 5 นาทีหรอกนะ วิธีนี้ละ จะทำให้คุณเข้าใจกลุ่มเป้าหมายมากขึ้น

ใส่เงินและงบประมาณไปยังที่ๆ ข้อความหรือเนื้อหาที่คุณต้องการสื่อสาร จะเผยแพร่

Social media กำลังจะกลายเป็นสื่อที่จะต้องจ่ายเพื่อเล่นมากขึ้นเรื่อย โพสต์ข้อความบน Facebook จะถูกใช้เป็นเครื่องมือในการสร้างกระแส และหลายองค์กรจะต้องจ่ายเงินเพื่อโปรโมตแคมเปญและโพสต์มากขึ้นเรื่อยๆ

แต่ Facebook กำลังเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ ดังที่หลายคนทราบแล้วว่า การโพสต์ของเพจจะปรากฎน้อยลงเรื่อย และต้องใช้งบประมาณมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่ต้องอายนะ หากองค์กรจำเป็นต้องโปรโมตโพสต์บ้าง เพราะงบประมาณนั้นก็ยังน้อยอยู่ดีเมื่อเทียบกับสื่ออื่นๆ รวมทั้งใครๆ เขาก็ใช้วิธีนี้ทั้งนั้น แต่อย่างไรก็ตาม การโปรโมตให้สำเร็จและได้ผลดีนั้น จะต้องพิจารณาเลือกลกลุ่มเป้าหมายให้เหมาะสมด้วย เพื่อผลสัมฤทธิ์ที่ดีที่สุด

เนียนเข้าไว้ เกี่ยวข้องไว้ก่อน

มีประเด็นต่างๆมากมายให้เล่นในช่วงวันหยุดที่จะถึงนี้ แต่สิ่งสำคัญที่สุดสคือ การสื่อสารให้สอดคล้องกับพันธกิจและแบรนด์ขององค์กร บางครั้งการจะสร้างสรรค์ประเด็นใดๆ ก็ตาม หากนึกไม่ออก ลองฟังเสียงจากกลุ่มเป้าหมายดูสิว่า เขาอยากได้อะไร

วิเคราะห์และประเมินผล

การพิจารณาข้อมูลพื้นฐานของกลุ่มเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็น เพศ วัย การศึกษา ความสนใจ จะเป็นข้อมูลที่ดีที่สุดที่เราจะใช้ในการวางแผนในอนาคต ทั้งนี้ สื่อสังคมออนไลน์ไม่ว่าจะเป็น Facebook, LinkedIn, Twitter and YouTube ต่างมีเครื่องมือที่ช่วยให้เราวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายได้ง่ายยิ่งขึ้น เพียงแต่เราลองเปิดและอ่านวิเคราะห์ดูบ้างเท่านั้นเองว่า โพสต์แบบไหน ที่เขาชื่นชอบ ช่วงเวลาไหนที่เขา Hot Hit

ทั้งหมดนี้ก็เป็นเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างวันหยุด ระหว่างที่ทุกคนกำลังรื่นเริง บันเทิงใจ กับครอบครัวและเพื่อนฝูง ในฐานะนักพีอาร์และนักสื่อสารอย่าลืมโอกาสทองนี้ ที่จะนำองค์กรของเราสร้างประสบการณ์ที่ดีให้เกิดขึ้นกับกลุ่มเป้าหมายด้วยละ