ในช่วงปลายปีนี้ มีเหตุการณ์วิกฤตเด่นๆ เกิดขึ้นหลายกรณี ไม่ว่าจะเป็น
แฉห้างดังกลางกรุง ค่าก๊าซไข่เน่าเกินมาตรฐาน อย่างน่ากลัว
มนุษย์ลุงโดนเชิญลงจากเครื่องบิน…
นักร้องดังเสียงหลงโดนวิจารณ์หนักก่อนเปิดคอนเสิร์ตในไทย
ล่าสุด ชิ้นส่วนของศูนย์การค้าดัง ตกใส่นักช้อปปิ้งเสียชีวิต
นักสื่อสารและนักพีอาร์ ได้เรียนรู้จากหลายเรื่องราวที่ผ่านมา ทั้งจากความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเอง หรือ สิ่งที่เกิดขึ้นจากผู้อื่น และเชื่อว่า พวกเราคงจะไม่อยากให้เกิดขึ้นกับตนเองหรือองค์กร แต่ไม่ว่า ช้าหรือเร็ว จะโชคดีหรือโชคร้าย ผู้บริโภคสุดเหวี่ยงหรือผู้จัดการที่ละเลย อาจจะทำให้เกิดวิกฤตขึ้นได้
หนทางที่ดีที่สุดคือ การเตรียมพร้อมหรือวางแผนไว้ล่วงหน้า และเพื่อให้เหมาะสมกับยุคพีอาร์ ขอแนะนำ 6 ขั้นตอนเตรียมพร้อมก่อนเกิดวิกฤตดังนี้
- กำหนดทีม วางโครงสร้างหลักเตรียมรับมือวิกฤตไว้ โดยให้ครอบคลุมบุคคลต่างๆ เหล่านี้ ได้แก่ กรรมการผู้จัดการ ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายการเงิน ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในแต่ละด้าน และที่ขาดไม่ได้คือ ประชาสัมพันธ์
- เลือกโฆษกองค์กร สามารถให้ กรรมการผู้จัดการหรือประธานบริษัทก็ได้ แต่หลายๆ ครั้ง คนที่เหมาะสม อาจจะเป็นผู้บริหารที่อยู่ใกล้ชิดกับสถานการณ์นั้นมากที่สุด เพราะนอกจากจะมีความน่าเชื่อถือแล้ว ยังเป็นผู้ที่มีความรู้ในเรื่องน้ันๆ มากที่สุด
- สร้างข้อความหลัก หรือ Key Message จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อม เพื่อจะสื่อสารไปยังกลุ่มเป้าหมายให้พร้อมสามารถนำมาใช้งาน
- ฝึกฝนใช้ข้อความหลัก หรือ Key Message จัดอบรมโฆษกองค์กร โดยสร้างสถานการณ์จำลองการแถลงข่าวขึ้น เพื่อจะให้ฝึกการนำข้อความหลักมาใช้ และหากเป็นไปได้ลองจำลองให้มีนักข่าวมาสัมภาษณ์โฆษกองค์กร และถามคำถามชี้นำ เพื่อให้โฆษกองค์กรตกหลุมพราง นำไปสู่การตอบคำถามที่เลวร้าย เพื่อจะให้เกิดการเรียนรู้ว่า จะนำประเด็นร้ายๆ กลับมาให้ดีได้อย่างไร ก็จะเป็นการฝึกฝนและเรียนรู้ให้เกิดการแก้ไข และปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น หรือ ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษาหรือจัดอบรมด้าน Media Training ที่มีประสบการณ์ก็จะช่วยองค์กรได้มากขึ้น
- วิเคราะห์ ประเมิน ปรับปรุง หลังจากได้ฝึกฝนแล้ว อย่าลืมประเมินผลในแง่
5.1 ข้อความหลักด้วยว่า ดีหรือไม่ และควรใช้อย่างไร
5.2 โฆษกองค์กร สามารถนำข้อความหลักมาสื่อสารได้ดีหรือไม่ ท่าทางการแสดงออกเป็นอย่างไร น้ำเสียง สีหน้าสอดคล้องกับสถานการณ์หรือไม่ สายตาจริงใจหรือไม่
5.3 การตอบคำถามในหลากหลายรูปแบบ ตกหลุมพรางของนักข่าวหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ควรเตรียมแก้ไขอย่างไร - ข้อมูลพร้อม เตรียมไว้ส่งนักข่าวและออกสื่อต่างๆ จัดเตรียมข้อความหลักไว้ให้พร้อมและให้เหมาะสมทั้งในแง่สื่อออนไลน์ สื่อออฟไลน์ และวางแผนการใช้สื่อให้เหมาะสมหากเกิดวิกฤตในแต่ละแบบ
แล้ววันนี้องค์กรของคุณได้เตรียมรับมือไว้บ้างหรือยัง
