ข่าวแจกที่ดีจะช่วยให้สื่อมวลชนสามารถนำไปใช้ได้ง่าย สั้น กระชับ และชัดเจน แต่ยังคงมีข้อความสำคัญที่จะช่วยสื่อสารเนื้อหาขององค์กรหรือแบรนด์ได้เป็นอย่างดี วันนี้ จึงขอเสนอแนะสิ่งที่ควรมีในข่าว 4 ประการที่นักพีอาร์จะต้องคำนึง ได้แก่
1. พาดหัวโดนๆ
พาดหัวที่ดีควรสัมพันธ์กับเนื้อหาหลักที่เป็นข้อเท็จจริงของข่าวเรา หากไม่แน่ใจว่าจะเริ่มพาดหัวอย่างไร ง่ายๆ เพียงลองค้นหาในอากู๋ หรือ Google ดู เพื่อดูว่าหนังสือพิมพ์แต่ละฉบับนั้น เขาเขียนพาดหัวอย่างไรให้น่าสนใจ
2. ใจความสำคัญอยู่ย่อหน้าแรก หรือ บนสุด
จำไว้ใจความสำคัญ ข้อความหลัก Key Message ควรอยู่ในย่อหน้าแรกของเนื้อหาทั้งหมด เพราะสื่อมวลชนจะไม่อ่านย่อหน้าต่อไปหากมันไม่น่าสนใจเพียงพอ ดังนั้น จับใจให้ได้ในย่อหน้าแรก
3. เสริมความเป็นคนด้วยคำพูดหรือคำกล่าวให้ข่าวนั้นดูมีชีวิตขึ้น
อย่าลืมเพิ่มคำกล่าวของผู้บริหาร หรือบุคคลสำคัญ หรือลูกค้าชั้นเยี่ยมไปในข่าวแจกด้วย สื่อมวลชนชอบเนื้อหาที่ดึงความสนใจของผู้อ่านจากมุมมองหรือความเห็นต่างๆ เพราะไม่มีใครต้องการจะคุยหรือพูดอยู่แต่เพียงกับบริษัทหรือองค์กรที่มิใช่บุคคล คนหรือผู้อ่านอยากจะพูดคุยหรือสื่อสารกับมนุษย์ที่มีความใกล้เคียงกันหรืออยู่ในกลุ่มหรือพวกเดียวกัน
4. การติดต่อ
หากสื่อมวลชนสนใจใจข่าวของเรา เขาจะติดต่ออย่างไรละ อย่าลืมแนบเบอร์หรือช่องทางการสื่อสารของเราไว้ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งด้านบนสุดของกระดาษนั่นละ คือ ทำเลทอง ควรระบุหมายเลขติดต่อไว้ให้ดี
กรณีมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลองค์กร ก็ควรเสริมไว้ในช่วงท้าย แบ่งแยกให้ชัดเจนว่าเป็นเรื่อง เกี่ยวกับองค์กร หรือหากจะมีภาพ เว็บไซต์ หรือข้อมูลอื่นๆ ก็สามารถนำไว้ในส่วนนี้ได้
หลัก 4 ประการนี้ ถือได้ว่าเป็นองค์ประกอบพื้นฐานของข่าวแจกแต่ก็มีความสำคัญไม่น้อยกว่ากัน เพราะสิ่งนี้จะช่วยให้ข้อมูลข่าวสารขององค์กรมีความน่าสนใจและช่วยสร้างโอกาสในการเผยแพร่ข่าวสารให้แก่องค์กรมากยิ่งขึ้น
